Política de Privacidad

1. Quién somos

Dominio System LLC (en adelante "Dominio System", "nosotros" o "la Empresa") es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de dominiosystem.com y de nuestros servicios asociados.

• Razón social: Dominio System LLC
• Tipo de entidad: Limited Liability Company (Wyoming, USA)
• Dirección: 30 N Gould St STE R, Sheridan, WY 82801, United States
• Email de contacto: soporte@dominiosystem.com (con asunto [PRIVACY] o [ARCO] para solicitudes de privacidad)
• Sitio web: https://dominiosystem.com

Esta Política de Privacidad explica qué datos recolectamos, cómo los usamos, con quién los compartimos, y cuáles son tus derechos. Está elaborada en cumplimiento con:

• Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) — México
• General Data Protection Regulation (GDPR) — Unión Europea (si aplica)
• Otras leyes de privacidad aplicables en jurisdicciones donde operamos

2. Tu rol y nuestro rol

Reconocemos dos relaciones distintas:

2.1 Cuando tú visitas dominiosystem.com o eres nuestro cliente directo

Dominio System es el responsable (data controller) de tus datos.

2.2 Cuando eres cliente y usas la plataforma para tu negocio

• Tú eres el responsable (data controller) de los datos de tus Contactos (pacientes, prospectos, clientes)
• Dominio System es el encargado (data processor) que procesa esos datos en tu nombre

3. Datos que recolectamos

3.1 Datos de cuenta (cuando te suscribes)

• Nombre completo
• Email
• Teléfono (opcional)
• Nombre del negocio
• Tipo de industria
• País / ciudad
• Idioma preferido
• Información de facturación (procesada por Stripe, no almacenada por nosotros)

3.2 Datos de uso de la plataforma

• Logs de actividad dentro de la plataforma
• Configuraciones de tu negocio (horarios, servicios, precios)
• Datos de Contactos cargados por ti
• Citas creadas / canceladas
• Grabaciones y transcripciones de llamadas procesadas por el Agente de voz
• Mensajes transaccionales de confirmación y recordatorio de citas enviados por SMS y por WhatsApp, junto con su bitácora de estatus de entrega (aceptado, entregado o no entregado, según lo reporta el proveedor de mensajería)
• Métricas de uso y performance

3.3 Datos técnicos automáticos

• Dirección IP
• User agent del navegador
• Sistema operativo
• Fecha y hora de cada sesión
• Páginas visitadas en dominiosystem.com
• Acciones realizadas (clicks, navegación, etc.)

3.4 Cookies y tecnologías similares

Usamos las siguientes categorías:

• Cookies esenciales: necesarias para el funcionamiento del sitio (sesión, autenticación, preferencias de idioma). No requieren consentimiento.
• Cookies analíticas: Google Analytics 4 (GA4) con Consent Mode v2. Solo se activan con tu consentimiento explícito.
• Cookies de marketing: usamos el Píxel de Meta (Meta Platforms) para medir la efectividad de nuestros anuncios. Solo se activa con tu consentimiento explícito en el banner; sin él, permanece completamente inactivo. Complementamos la medición con la API de Conversiones de Meta desde nuestro servidor para eventos transaccionales (inicio de pago y compra), enviando el email en forma hasheada (irreversible) y los identificadores de clic del anuncio.
• Medición propia de campañas: cuando llegas al sitio desde un anuncio (la URL trae parámetros de campaña), registramos esa visita en nuestra propia base de datos, sin cookies ni identificadores personales.

Puedes gestionar tus preferencias de cookies en cualquier momento a través del banner de consentimiento mostrado en tu primera visita o desde el enlace de preferencias de cookies en el footer del sitio.

3.5 Datos de voz (llamadas del Agente de voz)

Cuando el Cliente usa el Agente de voz, la Plataforma procesa:

• Grabaciones de audio de las llamadas (cuando la grabación está activada por el Cliente)
• Transcripciones del texto de la conversación
• Metadatos de la llamada: número telefónico, duración, fecha y hora, y resultado (cita, transferencia, etc.)

La voz puede considerarse un dato personal y, en algunas jurisdicciones, sensible. El Cliente es el responsable de los datos de sus Contactos y de obtener los avisos y consentimientos necesarios para grabar y procesar dichas llamadas (ver Términos, sección 8). Dominio System actúa como encargado del tratamiento de esos datos en nombre del Cliente.

3.6 Datos de mensajería (SMS y WhatsApp)

Las confirmaciones y recordatorios de citas se envían por WhatsApp cuando es posible y por SMS como respaldo automático. Para ello procesamos:

• El número telefónico del Contacto y el contenido del mensaje (nombre, negocio, servicio, fecha y hora de la cita)
• El estatus de entrega que reporta el proveedor (aceptado, entregado, no entregado) y el canal utilizado, que conservamos en bitácora para auditoría y para decidir el canal de respaldo

Los SMS se envían a través de Twilio. Los mensajes de WhatsApp se envían mediante la Plataforma de WhatsApp Business de Meta usando exclusivamente plantillas transaccionales aprobadas por Meta; su tratamiento por parte de WhatsApp se rige además por la política de privacidad de WhatsApp. El Cliente es responsable de contar con el consentimiento de sus Contactos para recibir estos avisos transaccionales.

3.7 Datos de Google Calendar (integración opcional)

El Cliente puede conectar su cuenta de Google para que las citas de su agenda se reflejen automáticamente en su Google Calendar. La integración es opcional y solo se activa cuando el Cliente la autoriza expresamente en la pantalla de consentimiento de Google. A través de la API de Google Calendar (permiso calendar.events) tratamos únicamente:

• El correo de la cuenta de Google conectada, para mostrar en el panel qué cuenta está vinculada
• Los eventos de calendario que la propia Plataforma crea, actualiza o elimina para reflejar las citas del negocio (servicio, fecha, hora y nombre del Contacto)
• El token de acceso que otorga Google, que se guarda únicamente del lado del servidor con acceso restringido y nunca se expone en el navegador ni a terceros

No leemos, importamos ni conservamos los demás eventos del calendario del usuario. La conexión puede revocarse en cualquier momento desde el panel (botón "Desconectar") o desde los permisos de la cuenta de Google; al revocarse, el token deja de usarse y se marca como revocado.

Uso Limitado (Limited Use). El uso que Dominio System hace de la información recibida de las APIs de Google se apega a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. En particular, los datos obtenidos a través de las APIs de Google no se utilizan para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático (fundacionales o generalizados), no se transfieren ni venden a terceros con ese fin, y ningún componente de IA de la Plataforma (incluido el Agente de voz) recibe ni procesa datos provenientes de Google Calendar. Declaración afirmativa en el idioma original requerido por Google: "The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements. Dominio System does not use any data obtained through Google APIs to develop, improve, or train generalized or foundational AI/ML models."

4. Bases legales para el tratamiento

Procesamos tus datos bajo las siguientes bases legales:

• Ejecución de contrato: para proveerte el Servicio una vez que contrataste una suscripción
• Consentimiento: para envío de comunicaciones de marketing, cookies no esenciales y procesamiento de datos opcionales
• Interés legítimo: para mejorar el Servicio, prevenir fraude, garantizar seguridad y desarrollar nuevas funcionalidades
• Obligación legal: para cumplir con requisitos fiscales, contables, anti-lavado de dinero y otros aplicables

5. Finalidades del tratamiento

Usamos tus datos para:

• Crear y mantener tu cuenta
• Proveerte acceso al Servicio y sus funcionalidades
• Procesar pagos a través de Stripe
• Enviarte comunicaciones operativas (confirmaciones, recordatorios, notificaciones de incidencias)
• Enviarte comunicaciones de marketing (newsletters, novedades del producto) — únicamente si diste consentimiento explícito
• Analizar uso del Servicio para mejorarlo
• Detectar y prevenir fraude, uso indebido o violaciones de los Términos
• Cumplir con obligaciones legales y fiscales (Form 5472, 1120, etc.)

6. Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos personales. Compartimos datos únicamente con:

6.1 Proveedores de servicio (sub-encargados)

Todos estos proveedores tienen acuerdos contractuales con Dominio System que garantizan estándares mínimos de seguridad y privacidad.

6.2 Autoridades

Podemos compartir datos cuando:

• Sea requerido por orden judicial, citatorio o autoridad competente
• Sea necesario para investigar actividades fraudulentas o ilegales
• Sea necesario para proteger derechos, propiedad o seguridad de Dominio System, sus clientes o terceros

6.3 Adquisiciones / Fusiones

En caso de fusión, adquisición o venta de activos, tus datos pueden ser transferidos a la entidad adquirente, sujeto a esta Política de Privacidad o una notificación previa con opción a cancelar.

7. Transferencias internacionales

Tus datos son procesados principalmente en servidores ubicados en Estados Unidos, donde Dominio System LLC está constituido. Si estás en México, Latinoamérica u otra región fuera de EE.UU., tus datos pueden ser transferidos a EE.UU. y otros países donde nuestros proveedores operen (siempre dentro de jurisdicciones con marcos adecuados de protección de datos).

Si en el futuro nuestros usuarios incluyen residentes de la Unión Europea, garantizaremos el cumplimiento del GDPR a través de los marcos contractuales correspondientes — incluyendo Standard Contractual Clauses (SCCs) ya implementadas por nuestros sub-procesadores principales (Stripe, OpenAI, Supabase, Vercel, Twilio, Deepgram, Cartesia).

8. Tus derechos (ARCO en México, derechos GDPR en UE)

Tienes los siguientes derechos respecto a tus datos personales:

• Acceso: conocer qué datos personales tenemos sobre ti
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos
• Cancelación / Supresión: solicitar la eliminación de tus datos
• Oposición: oponerte a determinados tratamientos
• Portabilidad (GDPR): recibir tus datos en formato estructurado
• Limitación (GDPR): restringir el procesamiento de tus datos
• Revocación del consentimiento otorgado previamente

Cómo ejercer tus derechos

Envía un email a soporte@dominiosystem.com con:

• Asunto: [ARCO] Solicitud — [tu nombre completo]
• Tu identificación oficial (INE, pasaporte) escaneada
• Descripción específica del derecho que ejerces
• Datos sobre los que aplica

Respondemos en un plazo máximo de 20 días hábiles desde la recepción de la solicitud completa. Si negamos tu solicitud, explicaremos los motivos legales.

9. Retención de datos

Conservamos tus datos durante:

• Cuenta activa: mientras tu suscripción esté vigente
• Cuenta cancelada: 30 días adicionales para permitir la reactivación; antes de que venza el plazo te enviamos un aviso por email y, si no reactivas tu suscripción, al cumplirse los 30 días eliminamos tus datos de forma permanente y automática (llamadas, transcripciones, prospectos, citas, archivos y configuración), conservando únicamente los registros de facturación exigidos por ley
• Cuenta en prueba (trial) no convertida: si el período de prueba termina sin que actives un plan de pago, conservamos tu configuración e historial durante un plazo de retención —10 días si la cuenta terminó por inactividad, o 30 días si completaste los 14 días de prueba— tras el cual los eliminamos de forma permanente y automática. Durante ese plazo puedes recuperar tu cuenta activando un plan con el mismo correo; el número telefónico se libera y reasigna a otro negocio antes de ese plazo. Cumplido el plazo conservamos únicamente el correo asociado (para impedir pruebas gratuitas repetidas) y los registros exigidos por ley
• Datos contables / fiscales: el período exigido por ley (mínimo 5 años en USA para fines de Form 5472+1120)
• Datos de marketing: hasta que revoques tu consentimiento
• Grabaciones y transcripciones de llamadas: se conservan mientras la suscripción esté vigente y por el plazo que el Cliente (como responsable) configure; tras la cancelación se eliminan dentro de 30 días, salvo instrucción del Cliente u obligación legal aplicable

Tras estos períodos, los datos se eliminan de manera permanente o se anonimizan irreversiblemente.

10. Seguridad de la información

Implementamos las siguientes medidas de seguridad:

• Cifrado en tránsito: TLS 1.3 en todas las comunicaciones
• Cifrado en reposo: AES-256 para datos almacenados en Supabase
• Autenticación: 2FA obligatorio para administradores de Dominio System
• Acceso restringido: solo personal autorizado tiene acceso a datos personales
• Backups automáticos: diarios, encriptados, retención 30 días
• Logs de auditoría: registros de accesos y modificaciones
• Pruebas de seguridad: revisiones periódicas de vulnerabilidades

Si bien tomamos estas medidas, ningún sistema es 100% seguro. En caso de incidente de seguridad que afecte tus datos personales, te notificaremos en un plazo máximo de 72 horas desde su detección, junto con las medidas correctivas aplicadas.

11. Privacidad de menores

El Servicio NO está dirigido a personas menores de 18 años. No recolectamos intencionalmente datos de menores. Si detectamos que hemos recolectado datos de un menor sin consentimiento parental verificable, los eliminaremos inmediatamente.

Si eres padre, madre o tutor legal y detectas que tu hijo/a menor de edad ha proporcionado datos a Dominio System, contáctanos a soporte@dominiosystem.com con asunto [PRIVACY] Menor de edad para su eliminación inmediata.

12. Decisiones automatizadas y perfilado

El Agente de voz con inteligencia artificial realiza procesamiento automatizado de las llamadas telefónicas para:

• Atender la llamada y generar respuestas conversacionales por voz
• Calificar la intención de compra de los Contactos
• Agendar citas o transferir la llamada a una persona
• Transcribir, resumir y reportar las métricas de tu negocio

Las llamadas pueden grabarse y transcribirse cuando el Cliente lo active; el Cliente es responsable de los avisos y consentimientos de grabación y de divulgar el uso de IA (ver Términos, sección 8). Estas decisiones automatizadas tienen impacto operativo (no legal) y están supervisadas por el Cliente, quien puede pausar o desactivar el Agente de voz en cualquier momento desde el dashboard.

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad. Los cambios materiales serán notificados por email a usuarios activos con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigor.

La versión más reciente siempre está disponible en dominiosystem.com/privacy con su fecha de última actualización.

14. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con privacidad o esta Política:

Email: soporte@dominiosystem.com

Prefijos de asunto sugeridos:

• [PRIVACY] — solicitudes generales de privacidad
• [ARCO] — derechos ARCO (México)
• [GDPR] — derechos GDPR (UE)

Dirección postal: Dominio System LLC, 30 N Gould St STE R, Sheridan, WY 82801, United States

Si tu solicitud no es atendida satisfactoriamente, puedes presentar queja ante:

• INAI (México): Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales — home.inai.org.mx
• Autoridad de control GDPR del país de la UE donde residas